تكنولوژي در حال حاضر نقش بسيار مهمي را در تجارت ايفا مي كند. افزايش حجم فعاليتهاي تجاري بدون توسعه نرم افزارهاي كامپيوتري امري ناممكن به نظر ميرسد. هم اكنون تعداد زيادي نرم افزار حسابداري در بازار وجود دارند كه هر يك داراي امكانات و قيمت متنوعي مي‌باشند. اما در هنگام خريد نرم افزار حسابداري چه نكاتي را بايد درنظر گرفت و چه استانداردهايي براي يك نرم افزار حسابداري وجود دارند؟
اصولا در تمامي برنامه‌هاي حسابداري فرم‌هاي مشتركي نظير فرم ثبت سند حسابداري، تعريف كدينگ حسابداري، فرم ثبت فاكتور خريد و فاكتور فروش ، ثبت چك‌هاي و اسناد دريافتني و پرداختني ، فرم‌هاي مربوط به رسيد انبار و حواله انبار ، تعريف واحد سنجش و ... وجود دارد. آنچه حائز اهميت است امكاناتي است كه در هر يك از فرم‌ها وجود دارد و آيا اين امكانات جوابگوي نيازهاي شركت استفاده كننده مي‌باشد. مثلا اگر شركت شما در حد يك خريد و فروش ساده كار ميكند، وجود فيلدهاي كل، معين و تفصيلي در فرم ثبت سند حسابداري، و فرم خريد و فروش كه همزمان ورود و خروج كالا را نيز ثبت ميكند جواب كار شما را مي‌دهد. اما اگر شركت شما به‌صورت پروژه‌اي كار ميكند، به فيلد تفصيلي شناور در حسابداري و رسيد و حواله در انبار و فرم انتقال انبار به انبار و انبار گرداني نياز داريد.
از طرفي ديگر در نظر گرفتن امكاناتي مطابق با قوانين معاملات تجاري و سازمان مالياتي در هر نرم‌افزار ضروري مي‌باشد. وجود گزارشات تراز مالي، دفاتر كل و روزنامه در حسابداري، و فيلدهاي ثبت ماليات بر ارزش افزوده و چاپ رسمي دارايي در فاكتورهاي خريد و فروش از جمله اين امكانات مي‌باشند.
مسئله ديگر سرعت و امنيت در ورود اطلاعات مي‌باشد. شركتي كه در طول روز فقط 10 فاكتور و سند در سيستم ثبت ميكند و شركتي كه در روز مداما مشغول ورود اطلاعات مي‌باشد از نظر نياز نرم‌افزاري با هم متفاوت مي‌باشند. بانك اطلاعاتي مورد استفاده نرم افزار نقش مهمي را در اين امر ايفا ميكند. مثلا بانك اطلاعاتي اكسس از لحاظ سرعت و امنيت نگهداري اطلاعات بسيار ضعيف مي‌باشد. در مقابل بانك اطلاعاتي SQL Server در اين زمينه بسيار قوي عمل ميكند و امكانات بي‌شماري نظير بك‌آپ گيري اتوماتيك از اطلاعات شركت در زمان تعيين شده توسط خود شركت دارد كه درصورت استفاده نرم‌افزار از اين امكانات، برنامه بيش از پيش ارزش پيدا ميكند.
در نهايت، نحوه خدمات رساني و پشتيباني از نرم افزار از لحظه فروش تا آموزش و استقرار كامل سيستم در شركت‌ها بسيار مهم مي‌باشد. زماني كه صرف مي‌شود تا مشكلي كه براي شما پيش آمده رفع گردد معيار امتياز دهي به پشتيباني يك شركت مي‌باشد. ميزان آزاد بودن خطوط پشتيباني و استفاده از امكاناتي كه بتوان از طريق اينترنت به سيستم مشتري وصل شده و مشكل را رفع نمود يكي از برتري‌هاي پشتيباني محسوب مي‌گردد. بهتر است هنگام خريد ليستي از مشتريان يك شركت نرم افزاري را تهيه و با آنها تماس گرفت و از نحوه پشتيباني آن شركت در طول مدت بهره‌برداري از نرم آفزار سوال نمود.
در آخر پيشنهاد مي‌شود حتما متناسب با ميزان فعاليت خود براي نرم‌افزار خريداري شده هزينه كنيد. چنانچه كار شما كم و سبك مي‌باشد از نرم‌افزارهاي با هزينه پايين استفاده كنيد و چنانچه كار شما سنگين و حجم مبادلات آن بالا مي‌باشد سراغ نرم افزارهايي با امكانات بيشتر و داراي بانك اطلاعاتي قوي‌تر كه انجام تغييرات را در نرم‌افزار مي‌پذيرند برويد. لازم به ذكر است طول مدت پشتيباني كه در هنگام عقد قرارداد در آن ذكر مي‌شود مهم نيست بلكه كيفيت اين خدمات بايد مورد توجه قرار گيرد. شركت‌هايي كه هزينه پشتيباني را در زماني كه كاري براي شما انجام مي‌دهند، ميگيرند به كمتر شدن هزينه صرف شده براي نرم‌افزار به شما كمك ميكنند.