گرفتن گزارشات مالي از گردش حسابهاي هر شركت و نوشتن دفاتر قانوني نياز به ثبت تراكنشهاي مالي در اسناد مالي دارد. سند حسابداري برگه‌اي است كه كليه اتفاقات مالي نظير گردش وجوه، بدهي اشخاص، فروش و گردش كالا و حقوق پرسنل در آن ثبت شده و پس از اطمينان از صحت اطلاعات و مانده‌ها، گزارش گيري و نوشتن دفاتر مالي بر طبق آن انجام مي‌گيرد. در سند حسابداري با استفاده از يك كدينگ استاندارد حسابداري، كدهاي حسابداري متناسب با رويداد مالي انتخاب مي‌شود و ميزان بدهكاري يا بستانكاري آن مشخص مي‌گردد. سپس كد حسابداري متناظر ديگري انتخاب شده و به اندازه همين رقم و معكوس حساب اول بدهكار يا بستانكار مي‌شود. به عنوان مثال چنانچه ما پولي را از صندوق برداشته و با آن هزينه‌اي بكنيم، هنگام ثبت سند آن، ابتدا حساب هزينه به ميزان n ريال بدهكار و سپس حساب موجودي صندوق به همان اندازه n ريال بستانكار مي‌شود. ثبت اسناد به تفكيك تاريخ انجام تراكنش‌ها صورت گرفته و در نهايت پرينت مي‌شود و كليه ضمائم مربوط به تراكنشهاي ثبت شده ضميمه اين پرينت مي‌شود. به اين كار اصطلاحا روكش كردن سند مي‌گويند.
دفاتر قانوني كل و روزنامه