هر شركت پس از تاسيس طبق قانون ملزم است نسبت به پلمپ يك عدد دفتر كل و يك عدد دفتر روزنامه از طريق دفاتر پستي اقدام كرده و سپس كليه تراكنش‌هاي مالي خود را در طول سال مالي در اين دفاتر وارد كند. دفتر روزنامه براي نوشتن جزء به جزء تراكنش‌هاي مالي رخ داده در هر روز مي‌باشد. استاندارد ثبت سند دوبل در نوشتن دفتر روزنامه رعايت مي‌شود به اين صورت كه به ازاي هر حسابي كه بدهكار مي‌گردد، يك حساب ديگر به همان ميزان بستانكار مي‌شود. ته جمع حسابهاي بدهكار شده با حسابهاي بستانكار شده بايد يكي باشد و به اصطلاح سند تراز باشد. دفتر كل به اين صورت است كه كد حسابهاي كل استفاده شده در ثبت اسناد مالي به تفكيك در صفحات مختلف آورده شده و سپس با توجه به دفتر روزنامه، عدد آن حساب و تاريخ استفاده از آن زير هم ثبت مي‌گردد. بديهي است ابتدا دفتر روزنامه نوشته شده و سپس هر 15 روز يك بار دفتر كل با توجه به آن تكميل مي‌گردد. داشتن دفتر روزنامه و كل نوشته شده و هماهنگ با هم يكي از شرايط قبول حساب و كتاب هر شركت در حوزه‌هاي مالياتي است كه از آن به عنوان "قبول دفاتر" ياد مي‌شود.
تنوع نرم افزار هاي حسابداري